BAB 4 DATABASE RELASIONAL

Database relasional mendasari sebagian besar SIA modern terintegrasi. Pada pembahasan kali ini mendefinisikan database dengan menekan pada pemahaman struktur database relasional.

FILE VERSUS DATABASE

Database: seperangkat koordinasi beberapa file data terpusat yang saling berhubungan yang disimpan dengan sedikit mungkin kelebihan data. 

Berikut ini elemen-elemen dasar hierarki data:

Sistem manajemen database (database management system - DBMS): program yang mengelola dan mengendalikan data serta menghubungkan data dan program-program aplikasi yang menggunakan data yang disimpan dalam database.

Sistem database (database system): database, DBMS, dan program-program aplikasi yang mengakses database melalui DBMS.

Administrator database (database administrator - DBA): seseorang yang bertanggungjawab untuk mengordinasikan, mengendalikan, dan mengelola database.

Berikut ini sistem berorientasi file versus sistem database: 

MENGGUNAKAN GUDANG DATA UNTUK BUSINESS INTELLIGENCE

Gudang data (data warehouse): database yang sangat besar berisi data mendetail dan diringkas selama beberapa tahun yang digunakan untuk analisis, bukan pemrosesan data.

Business intelligence: menganalisis data dalam jumlah yang besar untuk pembuatan keputusan strategis.

Pemrosesan analitikal online (online analytical processing - OLAP): menggunakan beberapa queryuntuk menyelidiki hipotesis hubungan di antara data.

Penggalian data (data mining): menggunakan analisis statistik yang canggih untuk "menemukan" hubungan yang tidak dihipotesiskan dalam data.

KEUNGGULAN SISTEM DATABASE

Database memberi organisasi keuntungan-keuntungan berikut ini:

Integrasi data (data integration). Beberapa file induk digabungkan ke dalam "kelompok-kelompok" data besar atas yang diakses oleh banyak program aplikasi. Contoh: databasekaryawan yang menggabungkan file induk penggajian, personel, dan ketrampilan kerja.

Pembagian data (data sharing). Data yang terintegrasi lebih mudah dibagi dengan pengguna sah.

Meminimalkan kelebihan dan inkonsistensi data (minimal data redundancy and data inconsistencies). Karena item-item data biasanya hanya disimpan sekali, maka kelebihan dan inkonsistensi data dapat diminimalkan.

Independensi data (data independence). Karena data dan program-program yang menggunakannya independen satu sama lain, masing-masing dapat diubah tanpa mengubah lainnya. Independensi data memudahkan dalam pemrograman dan penyederhanaan manajemen data.

Analisis lintas fungsional (cross-functional analysis). Hubungan seperti hubungan antara biaya penjualan dan kampanye promosi, dapat secara eksplisist didefinisikan dan digunakan dalam mempersiapkan laporan manajemen. 

PENTINGNYA DATA YANG BAIK

Data yang tidak benar pada database dapat mengarahkan kepada keputusan yang buruk, kebingungan, dan pengguna yang marah. Contoh:

Sebuah perusahaan mengirimkan separuh katalog surat pesanannya ke alamat yang salah. Manajer pada akhirnya menyelidiki volume besar retur dan keluhan pelanggan. Memperbaiki alamat pelanggan dalam database menghemar $12 juta setahun dalam perusahaan.

Valparaiso, Indiana, menggunakan database country untuk mengembangkan tarif pajaknya. Setelah pemberitahuan pajak dikirimkan, kesalahan yang besar ditemukan: SEbuah rumah senilai $121.900 dinilai pada $400 juta dan menyebabkan kekurangan pendapatan pajak kekayaan senilai $3,1 juta. Akibatnya, kota, daerah sekolah, dan lembaga pemerintah harus membuat pemotongan anggaran.

SISTEM DATABASE

TAMPILAN LOGIS DAN FISIK ATAS DATA

Berikut ini layout catatan file piutang: 

Layout catatan (record layout): dokumen yang menunjukkan item-item yang disimpan dalam file,termasuk urutan dan panjang field data serta tipe data yang disimpan.

Tampilan logis (logical view): bagaimana seseorang secara konseptual mengelola, menampilkan, dan memahami hubungan antaritem data.

Tampilan fisik (physical view): cara data secara fisik diatur dan disimpan dalam sistem komputer.

Berikut ini fungsi DBM: untuk mendukung berbagai tampilan logis data sebagai berikut: 

SKEMA

Skema (schema): deskripsi elemen-elemen data dalam database, hubungan di antara mereka, serta model logika yang digunakan untuk mengelola dan menjelaskan data.

Skema level konseptual (conceptual-level schema): tampilan organisasi yang luas atas keseluruhandatabase yang mendaftar semua elemen data dan hubungan di antara mereka.

Skema level eksternal (external-level schema): tampilan pengguna individu terhadap bagian-bagian dalam database, juga disebut subskema.

Subskema (subchema): subset skema, cara penggunaan mendefinisikan data dan hubungan data.

Skema level internal (internal-level schema): tampilan level rendah atas keseluruhan database yang menjelaskan bagaimana data sebenarnya disimpan dan diakses.

Berikut tiga level skema: 

KAMUS DATA

Kamus data (data dictionary): informasi mengenai struktur database, termasuk deskripsi setiap elemen data. Berikut ini contoh kamus data:

BAHASA DBMS 

Bahasa definisi data (data definition language - DDL): bahasa DBMS yang membangun kamus data, membuat database, menjelaskan tampilan logis, dan memerinci catatan atau field hambatan keamanan.

Bahasa manipulasi data (data manipulation language - DML): bahasa DBMS yang mengubah isidatabase, termasuk membuat, memperbarui, menyisipkan, dan menghapus elemen data.

Bahasa query data (data query language - DQL): bahasa DBMS level tinggi, seperti bahasa inggris yang berisi perintah kuat dan mudah digunakan untuk mengambil, menyortir, memesan, dan menampilkan data.

Penulis laporan (report writer): bahasa DBMS yang memerinci pembuatan laporan.

DATABASE RELASIONAL

Model data (data model): representasi abstrak konten-konten database.

Model data relasional (relational data model): tabel dua dimensi representasi data;setiap baris merepresentasikan entitas khusus (catatan) dan setiap kolom adalah field tempat catatan atribut disimpan.

Tuple/couple: baris dalam tabel yang berisi data mengenai komponen khsus dalam tabel database.

TIPE-TIPE ATRIBUT

Kunci utama (primary key): atribut database, atau kombinasi atribut, yang secara khusus mengidentifikasi setiap baris dalam tabel.

Kunci asing (foreign key): atribut dalam tabel yang juga kunci utama tabel lain;digunakan untuk menghubungkan dua tabel.

Berikut tabel persediaan untuk S&S: 

MEMBUAT DESAIN DATABASE RELASIONAL UNTUK S&S, INC

Dampak beberapa cara untuk menyimpan informasi database:

Menyimpan semua data dalam satu tabel yang seragam. Beberapa masalah yang timbul yaituAnomali pembaruan (update anomaly): mengelola database secara tidak benar di mana item kunci non-utama disimpan beberapa kali; memperbarui komponen dalam satu lokasi sedangkan lokasi lain tidak diperbarui akan menyebabkan inkonsistensi data, Anomali sisipan (insert anomaly): mengelola database secara tidak benar yang menyebabkan ketidakmampuan untuk menambah catatan pada database, Anomali penghapusan (delete anomaly): mengeloladatabase secara tidak benar yang menyebabkan hilangnya seluruh data pada suatu entitas ketika sebuah baris dihapus.

Memvariasikan jumlah kolom

Solusi:Seperangkat Tabel. Database relasional (relational database): database yang dibangun menggunakan model data relasional.

Berikut contoh menyimpan semua data penjualan dalam satu tabel yang sama: 

Berikut contoh menyimpan data penjualan dengan menambah kolom untuk setiap tambahan barang yang dijual: 

Berikut tabel representasi database relasional yang terstruktur dengan baik: 

PERSYARATAN DASAR DATABASE RELASIONAL

Setiap kolom dalam baris harus dinilai tunggal.

Kunci utama tidak bisa nol. Aturan integritas entitas (entity integrity rule): kunci utama non-nol memastikan bahwa setiap baris dalam tabel merepresentasikan sesuatu dan dapat diidentifikasi

Kunci asing, jika bukan nol, harus memiliki nilai yang sesuai dengan nilai kunci utama pada tabel lainnya. Aturan integritas referensial (referential integrity rule): kunci asing yang menghubungkan baris-baris dalam satu tabel dengan baris-baris pada tabel lainnya harus memiliki nilai kunci utama pada tabel lainnya.

Semua atribut nonkunci dalam tabel harus menjelaskan karakteristik objek yang diidentifikasi berdasarkan kunci utama.

DUA PENDEKATAN UNTUK DESAIN DATABASE

Normalisasi (normalization): mengikuti aturan-aturan pembuatan database untuk mendesaindatabase relasional yang bebas dari anomali penghapusan, sisipan, dan pembaruan.

Pemodelan data semantik (semantic data modeling): menggunakan pengetahuan atas proses bisnis dan kebutuhan informasi untuk membuat sebuah diagram yang menunjukkan apa saja yang akan dimasukkan ke dalam normalisasi database penuh (3NF).

MEMBUAT QUERY DATABASE RELASIONAL 

Query 1: menjawab dua pertanyaan berapa nomor faktur yang dibuat untuk semua penjualan yang dibuat untuk D.Ainge dan siapa tenaga penjual untuk setiap penjualan. 

Query 2: menjawab pertanyaan berapa banyak televisi yang dijual dibulan Oktober. 

Query 3: menjawab pertanyaan siapa nama dan di mana alamat pelanggan yang membeli televisi pada bulan Oktober. 

Query 4: menjawab pertanyaan berapa nomor faktur penjualan, tanggal, dan total faktur untuk penjualan bulan Oktober, yang diatur dalam urutan berdasarkan jumlah total. 

Query 5: menjawab pertanyaan berapakah total penjualan berdasarkan tenaga penjual. 

SISTEM DATABASE DAN MASA DEPAN AKUNTANSI

Keuntungan signifikan dari sistem database: kemampuan dalam membuat query ad hoc untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan pada pembuatan keputusan. DBMS relasional dapat menampung berbagai pandangan fenomena mendasar yang sama. DBMS relasional dapat mengintegrasikan data keuangan dan operasional. DBMS memiliki potensial untuk meningkatkan penggunakan dan nilai informasi akuntansi.

BAB 3 SISTEM DOKUMEMTASI TEKNIK

Dokumentasi (documentation): narasi, bagan alir, diagram, dan bahan tertulis lainnya yang menjelaskan cara sistem bekerja.

Deskripsi naratif (narrative description): penjelasan tertulis, langkah demi langkah dari komponen-komponen sistem dan interaksi dari semua itu.

Alat dokumentasi sangat penting dalam level berikut ini:

• Level minimum, harus membaca dokumentasi untuk menentukan cara sistem bekerja.
• Mengevaluasi dokumentasi untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan pengendalian internal,  dan merekomendasikan peningkatan.
• Mempersiapkan dokumentasi yang menunjukkan cara beroperasi dari sistem yang sudah ada atau diajukan.

Pada bab ini membahas alat-alat dokumentasi sebagai berikut:

1. Diagram arus data (DAD), deskripsi grafis sumber data, arus data, proses transformasi, penyimpanan data, dan tujuan data. 
2. Bagan alir, yang merupakan deskripsi grafis sistem. Beberapa jenis bagan alir, meliputi bagan alir dokumen: menunjukkan arus dokumen dan informasi antardepartemen atau area pertanggungjawaban, bagan alir sistem: menunjukkan hubungan antarinput, pemrosesan, danoutput sitem informasi, bagan alir program: menunjukkan urutan operasi logis komputer yang menjalankan program
3. Diagram Proses Bisnis, merupakan deskripsi grafis dari proses bisnis yang digunakan oleh perusahaan.

DIAGRAM ARUS DATA

Diagram arus data (DAD-data flow diagram): penjelasan grafis dari arus data dalam organisasi, meliputi sumber/tujuan, data, arus data, proses transformasi dan penyimpanan data.

Sumber data (data source): entitas yang menghasilkan atau mengirimkan data yang dimasukkan ke dalam sistem.

Tujuan data (data destination): entitas yang menerima data yang dihasilkan oleh sistem.

Arus data (data flow): pergerakan data di antara proses, penyimpanan, sumber, dan tujuan.

Proses (process): tindakan yang mentransformasikan data ke dalam data atau informasi lain.

Penyimpanan data (data store): tempat atau media penyimpanan data sistem.

Berikutsimboldiagramarusdata:

Berikut elemen-elemen diagram arus data dasar:

Berikut diagram arus data dari proses pembayaran pelanggan:

Berikut pembagian pembayaran dan permintaan pelanggan:

Diagram konteks (context diagram): level DAD tertinggi; tinjauan level ringkasan sistem, menunjukkan sistem pengolahan data, input dan output-nya, dan sumber serta tujuannya. Berikut diagram konteks untuk pemrosesan penggajian S&S:

Lima aktivitas pengolahan data sebagai berikut:

1. Memperbarui file induk karyawan/penggajian (paragraf pertama).
2. Menangani kompensasi karyawan (paragraf kedua, kelima, keenam).
3. Membuat laporan manajemen (paragraf ketiga).
4. Membayar pajak (paragraf keempat).
5. Memasukkan entri ke buku besar (paragraf terakhir).

Kelima aktivitas dan semua arus data masuk dan keluar ditunjukkan dalam tabel berikut ini:

Beberapa pedoman untuk menggambarkan DAD adalah:

1. Memahami sistem
2. Mengabaikan aspek tertentu dari sistem.
3. Menentukan batasan sistem.
4. Mengembangkan diagram konteks.
5. Mengidentifikasi arus data.
6. Mengelompokkan arus data.
7. Mengidentifikasi proses transformasi.
8. Mengelompokkan proses transformasi.
9. Mengidentifikasi semua file atau penyimpanan data.
10. Mengidentifikasi semua sumber dan tujuan data.
11. Memberi nama semua elemen DAD.
12. Membagi (subbagian) DAD.
13. Berikan nomor yang berurutan pada setiap proses.
14. Menyempurnakan DAD.
15. Mempersiapkan salinan akhir.

Berikut contoh gambar DAD:

DAD Level 0 untuk pemrosesan penggajian S&S

DAD Level 1 untuk proses 2,0 pada pemrosesan penggajian S&S

BAGAN ALIR

Bagan alir (flowchart): teknik analitis yang menggunakan seperangkat simbol standar untuk menjelaskan gambar beberapa aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis. Bagan alir menggunakan seperangkat simbol standar untuk menjelaskan gambaran prosedur pemrosesan transaksi yang digunakan oleh perusahaan dan arus data melalui sistem. Simbol-simbol tersebut diantaranya adalah:

1. Simbol input/output menunjukkan input ke atau output dari sistem.
2. Simbol pemrosesan menunjukkan pengolahan data, baik secara elektronik atau dengan tangan.
3. Simbol penyimpanan menunjukkan tempat data disimpan.
4. Simbol arus dan lain-lain menunjukkan arus data, di mana bagan alir dimulai dan berakhir, keputusan dibuat, dan cara menambah catatan penjelas untuk bagan alir. 

Simbol-simbol tersebut ditunjukkan dengan gambar berikut:

JENIS-JENIS BAGAN ALIR

Bagan alir dokumen (document flowchart): mengilustrasikan arus data dan dokumen diantara area-area pertanggungjawaban dalam organisasi.

Bagan alir pengendalian internal (internal control flowchart): bagan yang digunakan untuk menjelaskan, menganalisis, dan mengevaluasi pengendalian internal, termasuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, dan ketidakefisienan sistem.

Berikut dokumen bagan alir pemrosesan penggajian di S&S:

Bagan alir sistem (system flowchart): menggambarkan hubungan antarinput, pemrosesan, penyimpanan, dan output sistem. Berikut bagan alir sistem pemrosesan penjualan di S&S:

Beberapa pedoman untuk mempersiapkan bagan alir adalah:

1. Memahami sistem.
2. Mengidentifikasi entitas untuk dibuat bagan alir.
3. Mengelola bagan alir.
4. Secara jelas memberi label semua simbol.
5. Konektor halaman.
6. Gambar sketsa kasar dalam bagan alir.
7. Gambarlah salinan final bagan alir.

BAGAN ALIR PROGRAM

Bagan alir program (program flowchart): mengilustrasikan urutan operasi logis yang dilakukan oleh komputer dalam melakukan program. Berikut hubungan antara bagan alir sistem dan program:

DIAGRAM PROSES BISNIS

Diagram proses bisnis (DPB-business process diagram): cara visual untuk menjelaskan langkah-langkah atau aktivitas yang berbeda dalam proses bisnis.

Simbol-simbol diagram proses bisnis yaitu:

Beberapa pedoman untuk mempersiapkan diagram proses bisnis:

1. Mengidentifikasi dan memahami proses bisnis.
2. Mengabaikan komponen-komponen tertentu.
3. Memutuskan seberapa mendetail yang dimasukkan.
4. Mengelola bagan alir.
5. Memasukkan setiap proses bisnis dalam diagram.
6. Menggambar sketsa kasar DPB.
7. Menggambar salinan final DPB.

Berikut diagram proses bisnis pemrosesan penggajian S&S:

BAB 2 : TINJAUAN PEMROSESAN TRANSAKSI DAN SISTEM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

     Pada pembahasan kali ini, terdapat dua bagian besar. Bagian pertama membahas siklus pengolahan data serta peranannya dalam menyelenggarakan aktivitas bisnis dan menyediakan informasi bagi pengguna. Bagian ini menjelaskan bagaimana organisasi mendapat dan memasukkan data mengenai aktivitas bisnis ke dalam SIA, bagaimana perusahaan mengolah data dan mentransformasikannya ke dalam informasi yang berguna, dan membahas mengenai konsep penyimpanan data dasar, menunjukka bagaimana data disimpan untuk penggunaan lebih lanjut dan pada akhirnya output informasi akan dibahas termasuk informasi dengan cara yang diberikan kepada pengguna. Bagian kedua membahas mengenai peranan sistem informasi dalam organisasi modern dan memperkenalkan konsep sistem enterprise resource planning (ERP). ERP dapat membantu mengintegrasikan semua aspek operasi perusahaan dengan SIA tradisional. Bagian ini juga menjelaskan keungulan yang signifikan dari ERP dan tantangan signifikan yang harus diselesaikan untuk mengimplementasikan sistem ERP.

PEMROSESAN TRANSAKSI: SIKLUS PENGOLAHAN DATA

     Fungsi penting SIA adalah memproses transaksi perusahaan secara efektif dan efisien. Siklus pengolahan data: empat operasi (input data, penyimpanan data, pengolahan data, dan outputinformasi) yang dilakukan pada data untuk menghasilkan informasi yang berarti dan relevan. Berikut ini siklus pengolahan data:

INPUT DATA

     Langkah pertama dalam pemrosesan input adalah mengambil data transaksi dan memasukkannya ke dalam sistem yang biasanya dipicu oleh aktivitas bisnis. Data harus dikumpulkan dari tiga segi setiap aktivitas bisnis, yaitu:

1. setiap aktivitas yang menarik.
2. sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap aktivitas.
3. orang yang berpartisipasi dalam setiap aktivitas.

Siklus pendapatan yang sering melakukan transaksi adalah penjualan, baik kas maupun kredit. S&S perlu mengumpulkan data mengenai transaksi penjualan sebagai berikut:

1. waktu dan tanggal penjualan
2. karyawan yang membuat penjualan dan petugas pemeriksaan yang memproses penjualan
3. register pemerikasaan tempat penjualan diproses
4. barang yang terjual
5. kuantitas setiap barang yang terjual
6. membuat daftar harga dan harga aktual dari setiap barang yang terjual
7. total jumlah penjualan
8. instruksi pengiriman
9. untuk penjualan kredit: nama pelanggan, tagihan untuk pelanggan dan alamat pengiriman

     Sebagian besar bisnis menggunakan dokumen sumber (source documents): kertas untuk mengumpulkan data mengenai aktivitas bisnis mereka. Mereka kemudian memindah data ke dalam komputer, mereka sering menyimppan nama yang sama dan format dasar seperti dokumen kertas yang digantikannya. Berikut merupakan daftar beberapa aktivitas siklus transaksi umum dan dokumen sumber atau formulir yang digunakan untuk mengambil data kejadian:

 Dokumen turnaround (turnaround documents):

output perusahaan untuk pihak eksternal, yang sering kali menambah data ke dokumen, dan kemudian mengembalikan ke perusahaan sebagai dokumen input. 

Alat otomasi data sumber (source data automation): pengumpulan data transaksi dalam bentuk yang dapat dibaca mesin pada waktu dan tempat asalnya. Contoh: terminal poin penjualan dan ATM.

Langkah kedua dalam pemrosesan input adalah memastikan data yang diambil akurat dan lengkap dengan salah satu cara, yaitu menggunakan otomatisasi data sumber atau dokumen turnaround yang didesain dengan baik dan layar entri data.

Langkah ketiga dalam pemrosesan input adalah meyakinakan kebijakan perusahaan diikuti, seperti menyetujui atau memverifikasi transaksi.

PENYIMPANAN DATA

Data perusahaan merupakan sumber daya yang paling penting.

Buku besar umum (general ledger): buku besar yang berisi ringkasan level data untuk setiap akun aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan beban organisasi.

Buku besar pembantu (subsidiary ledger): buku besar yang digunakan untuk mencatat data secara detail untuk akun buku besar umum dengan banyak sub-akun terpisah, seperti piutang, persediaan, dan utang usaha.

Akun kontrol (control account): sebuah titel yang diberikan pada akun buku besar umum yang meringkas total jumlah yang tercatat dalam buku besar pembantu. Contoh: akun kontrol piutang dalam buku besar umum merepresentasikan total jumlah utang semua pelanggan. Saldo dalam buku besar pembantu piutang mengindikasikan jumlah utang berdasarkan tiap-tiap pelanggan tertentu.

TEKNIK PENGODEAN

Pengodean (coding): penetapan sistematis dari angka atau huruf pada item untuk mengklasifikasi dan mengatur item-item tersebut. Berikut ini merupakan beberapa teknik pengodean, yaitu:

Kode urutan (sequence code): item yang diberi nomor secara berurutan untuk akun semua item. Setiap item yang hilang menyebabkan perbedaan dalam urutan numerik. Contoh: cek yang dinomori sebelumnya, faktur, dan pesanan pembelian.

Kode blok (block code): blok angka dicadangkan untuk kategori data tertentu. Contoh: S&S menyimpan angka berikut ini untuk kategori produk utama:

Kode grup (group code): dua atau lebih subgrup dari digit yang digunakan untuk kode item, sering kali digunakan dalam kaitannya dengan kode blok. Jika S&S menggunakan angka kode produk tujuh digit, teknik pengodean grup mungkin diaplikasikan sebagai berikut:

Kode mnemonik (mnemonic code): huruf dan angka yang diselingi untuk mengidentifikasi item. Kode mnemonik berasal dari deskripsi item dan biasanya mudah untuk dihafal. Contoh: Dry300W05 dapat merepresentasikan low end (300), putih (W), pengering (Dry) yang dibuat oleh Sears (05).

Pedoman untuk menghasilkan sistem pengodean yang lebih baik, maka kode harus:

1. Konsisten dengan tujuan penggunaannya, yang mengharuskan pembuat kode menentukan sistem yang diinginkan output sebelum memilih kode,
2. Memungkinkan untuk penambahan. Contoh: jangan menggunakan tiga digit untuk kode karyawan dalam perusahaan yang berkembang cepat dengan 950 karyawan,
3. Sesederhana mungkin unuk meminimalkan biaya, memudahkan penghafalan dan interpretasi, juga memastikan dapat diterima oleh karyawan,
4. Konsisten dengan struktur organisasi perusahaan dan antardivisi perusahaan.

BAGAN AKUN

Bagan akun (chart of account): daftar semua angka yang ditetapkan untuk neraca dan laporan laba rugi. Angka akun memungkinkan traksasi data untuk dikodekan, diklasifikasikan, dan dimasukkan ke dalam akun yang sesuai. Bagan akun juga memudahkan laporan keuangan dan laporan persiapan. Berikut ini tabel yang menunjukkan bagan akun Ashton yang dikembangkan untuk S&S:

Digit pertama merepresentasikan kategori akun utama dan mengindikasikan letak akun pada laporan keuangan S&S. Digit kedua merepresentasikan subakun keuangan utama dalam setiap kategori. Digit ketiga menunjukkan akun khusus tempat data transaksi akan dimasukkan.

JURNAL

Jurnal umum (general journal): jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak sering atau rutin, seperti pembayaran pinjaman dan penyesuaian akhir periode dan jurnal penutup.

Jurnal khusus (specialized journal): jurnal yang digunakan untuk mencatat sejumlah besar transaksi berulang seperti penjualan kredit, penerimaan kas, pembelian, dan pengeluaran kas.

Berikut ini contoh jurnal penjualan:

Berikut ini contoh pencatatan dan posting penjualan kredit:

JEJAK AUDIT

Jejak audit (audit trail): jalur yang memungkinkan transaksi untuk ditelusuri melalui sistem pengolahan data dari titik asal ke output atau mundur dari output ke titik asal. Ini digunakan untuk mengecek keakuratan dan validitas posting buku besar dan untuk menelusuri perubahan dalam akun buku besar umum dari saldo awal ke saldo akhir mereka.

KONSEP PENYIMPANAN BERBASIS KOMPUTER

Entitas (entity): sesuatu mengenai informasi yang disimpan dalam catatan. Contohnya: karyawan, barang persediaan, dan pelanggan.

Atribut (attributes): sifat nomor identifikasi dan karakteristik khusus dari suatu entitas yang disimpan dalam database. Contohnya: nomor karyawan, tingkat pembayaran, nama, dan alamat.

Field: porsi data catatan di mana nilai data untuk atribut tertentu di simpan. Contohnya: dalamspreadsheet setiap bari merepresentasikan pelanggan dan setiap kolom adalah atribut untuk pelanggan. Setiap sel dalam spreadsheet adalah field.

Catatan (record): seperangkat field yang nilai datanya menjelaskan atribut tertentu dari suatu entitas, seperti semua data penggajian yang terkait karyawan tunggal. Contohnya: baris dalam spreadsheet.

Nilai data (data value): nilai aktual yang disimpan dalam field. Ini mendeskripsikan atribut untuk setiap entitas. Contohnya: field nama pelanggan akan berisi "Perusahaan XYZ" jika perusahaan tersebut adalah pelanggan.

File: seperangkat record yang secara logika berhubungan, seperti record penggajian semua karyawan.

File induk (master file): file permanen record yang menyimpan data kumulatif mengenai organisasi. Saat transaksi terjadi, record dalam file induk akan diperbarui.

File transaksi (transaction file): file yang berisi transaksi bisnis yang terjadi selama periode fiskal tertentu. File transaksi secara konseptual sama dengan jurnal dalam SIA manual.

Database: seperangkat file data yang saling terkait dan dikendalikan secara terpusat, yang disimpan dengan sedikit redundasi data. Database mengonsolidasikan record yang disimpan sebelumnya dalamfile terpisah ke dalam pool umum dan melayani berbagai pengguna dan aplikasi pengolahan data.

Berikut ini merupakan elemen-elemen penyimpanan data:

PENGOLAHAN DATA

Empat jenis aktivitas pengolahan data yang berbeda yang disebut sebagai CRUD adalah sebagai berikut:

1. Membuat (creating) record data baru, seperti menambahkan data karyawan yang baru dipekerjakan ke database penggajian.
2. Membaca (reading), mengambil, atau melihat data yang sudah ada.
3. Memperbarui (updating) data yang tersimpan sebelumnya. 
4. Menghapus (deleting) data, seperti membersihkan file induk vendor untuk semua vendor dalam perusahaan yang tidak lagi melakukan bisnis dengan perusahaan.

Berikut ini contoh dalam aktivitas memperbarui:

Pemrosesan batch (batch processing): mengakumulasi catatan transaksi ke dalam grup atau batchuntuk memproses pada interval reguler seperti harian atau mingguan. Catatan biasanya disortir ke dalam beberapa urutan (seperti secara numerik atau alfabet) sebelum pemrosesan.

Pemrosesan online, real-time (online, real-time processing): sistem komputer yang mengolah dan sesegera mungkin setelah mendapatkan dan menyediakan informasi yang diperbarui untuk pengguna secara tepat waktu.

Berikut ini pemrosesan batch dan online:

OUTPUT INFORMASI

• Dokumen (document): catatan transaksi atau data perusahaan lain. Contohnya cek, faktur, laporan penerimaan, dan daftar permintaan pembelian.
• Laporan (report): output sistem, disusun dengan urutan yang bermakna, yang digunakan oleh karyawan untuk mengendalikan aktivitas operasional, manajer untuk membuat keputusan dan mendesain strategi, dan investor dan kreditor untuk memahami aktivitas bisnis perusahaan.
• Database query (pertanyaan): suatu permintaan database untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan guna menyelesaikan permasalahan atau menjawab pertanyaan. Informasinya akan diambil, ditampilkan, atau dicetak, dan/atau dianalisis sebagaimana yang diminta.

SISTEM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)

Sistem enterprise resouce planning (ERP sytem): suatu sistem yang mengintegrasikan semua aspek aktivitas organisasi seperti akuntansi, keuangan, pemasaran, sumber daya manusia, manufaktur, manajemen persediaan ke dalam satu sistem. Sistem ERP termodulasi;perusahaan dapat membeli setiap modul yang memenuhi kebutuhan khusus mereka. ERP memfasilitasi arus informasi antara berbagai fungsi bisnis perusahaan dan mengelola komunikasi dengan para pemangku kepentingan di luar.

Berikut ini sistem ERP Terintegrasi:

Sistem ERP bersifat modular. Modul ERP biasanya mencakup sebagai berikut:

• Keuangan (sitem buku besar dan pelaporan) - buku besar, piutang, utang, aktiva tetap, penganggaran, manajemen kas, dan persiapan laporan manajerial dan laporan keuangan.
• Sumber daya manusia dan penggajian - sumber daya manusia, penggajian, imbalan kerja karyawan, pelatihan, waktu dan kehadiran, manfaat, dan laporan pemerintah.
• Memesan ke kas (siklus pendapatan) - entri pesanan penjualan, pengiriman, persediaan, penerimaan kas, perhitungan komisi.
• Membeli untuk membayar (siklus pengeluaran) - pembelian, penerimaan dan inspeksi persediaan, persediaan dan manajemen gudang, dan pengeluaran kas.
• Manufaktur (siklus produksi) - perekayasaan, penjadwalan produksi, daftar bahan baku, barang dalam proses, manajemen alur kerja, pengendalian kualitas, manajemen biaya, dan proses manufktur dan proyek.
• Manajemen proyek - penetapan biaya, penagiahan, waktu dan biaya, unit kinerja, manajemen aktivitas.
• Manajemen hubungan pelanggan - penjualan dan pemasaran, komisi, pelayanan, kontak pelanggan, dan dukungan pusat panggilan.
• Alat sistem - alat untuk membuat data file induk, membuat perincian arus informasi, pengendalian akses, dan sebagainya.

Sistem ERP dengan database terpusat memberikan keuntungan yang signifikan sebagai berikut:

• ERP memberikan tampilan tunggal atas data organisasi dan situasi keuangan yang terintegrasi di seluruh perusahaan. Menyimpan semua informasi perusahaan dalam database tunggal memecah hambatan antara departemen dan arus informasi.
• Input data diambil atau dikunci sekali, dan tidak berkali-kali, saat dimasukkan ke dalam sistem yang berbeda. Mengunduh data dari satu sistem ke yang lain tidak lagi diperlukan.
• Manajemen mendapatkan visibilitas yang lebih besar ke dalam setiap area perusahaan dan kemampuan dalam memonitor yang lebih besar.
• Organisasi memperoleh pengendalian akses yang lebih baik.
• Prosedur dan laporan yang telah distandardisasi antarunit bisnis.
• Pelayanan pelanggan meningkat karena karyawan dapat dengan cepat mengakses pesanan, persediaan yang tersedia, mengirimkan informasi, dan detail traksaksi pelanggan sebelumnya.
• Pabrik manufaktur menerima pesanan baru secara real-time, dan otomatisasi proses manufaktur membuat produktivitas meningkat.

Sistem ERP juga memiliki kerugian yang signifikan sebagai berikut:

1. Biaya mahal.
2. Jumlah waktu yang diminta lama.
3. Perubahan proses bisnis.
4. Kompleksitas.
5. Resistensi.